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关于PDCA企业管理方法的思考

参加集团举办的管理体系更新培训,接触到了PDCA管理循环,我从完善内控制度的角度认真了解了一下,发现该方法有很强的科学性和实用性。

作为内部审计人员,我经常会关注企业内部控制方面所存在问题的解决方法和途径。内部审计的主要职能是通过运用各种内部审计专业手段进行审计,从而提出改进企业管理制度的建议和对策,促使企业的内控制度逐步完善,进而防范企业经营风险。对于企业经营管理体系来说,内部审计提出问题只是手段,分析问题,解决问题,改进和优化企业管理制度,提高企业的经济效益才是目的。

在关注到PDCA管理循环之后,我发现该管理循环能够科学有效的将审计意见和建议进行分析、落实、实施,以达到亡羊补牢、完善和修正内控制度的目的。

PDCA管理循环作为企业管理的基本方法,是一个能够运用于企业运营所有过程的管理方法,不仅适用于工程项目管理,也适用于整个企业和企业的部室、班组以至个人,还可以作为一个方面的管理体系,例如生产管理体系、质量管理体系等。

PDCA管理循环是一个通过策划-实施-检查-处置循环的实施,让企业的管理逐步实现螺旋式提升,良性循环的过程。PDCA管理循环是一个科学管理方法的形象化。

下面就是PDCA管理循环流程图:


在企业管理体系中对PDCA循环环节的解释为:

策划(Pian):企业在经营过程中,针对当前存在影响企业发展的问题和现象分析原因,然后有针对性的制定改进措施,明确改进目标,确定运行改进环节的工作流程或者程序。

实施(Do):全面执行所做的策划,就是根据自己制定的工作职责和流程具体实施、实际操作的过程,是改进控制的实质性阶段。

检查(Check):实施结束后,根据目标和所制定的措施以及工作流程和程序,对实施过程以及形成结果进行监督和测量核实,并报告结果。

处理(ACT):根据报告结果,做出对应反应,对检查的结果进行处理。如果结果达到预设目标,则该循环有效,改进成功。如果结果不能达到预定目标,则需要继续分析,启动下一个循环。

PDCA管理循环是企业管理过程应遵循的科学程序,PDCA循环,可以使我们的思想方法和工作步骤更加系统化和科学化。

对于企业管理实际操作来说,这个循环过程可以分成八个步骤,下面以质量技术管理工作为例,实际运用一次PDCA管理循环,以便我们更好的理解它。

第一步:根据现状,找出问题。公司领导层通过内部审计部门、生产管理部门或者质量技术等部门发现了存在项目施工质量技术不达标、项目验收不能通过的现象后,由公司领导层做出多部门联合把质量技术工作抓上去的决策。

第二步:找出导致出现问题的各种因素。质量技术部门、生产管理部门和项目施工人员等各部门共同商讨,针对质量技术不达标的现象,搜集各种导致问题出现的因素:如一线施工人员技术素质偏低、项目技术管控不严、工期太紧、甲方反复修改技术标准、设备仪器使用不符合技术要求、甲方技术要求与施工实际不相符导致无法达到、项目技术施工人员更换频繁衔接不畅导致前后技术标准不一等。

第三步:在所有的这些因素、制度和工作流程等方面分析和汇总,找出直接和主要的原因。例如本次认定主要原因是一线施工人员技术素质偏低、项目技术管控不严而导致项目质量技术不能达到甲方要求,验收没有通过,造成返工损失,影响了公司在业界的声誉。

第四步:在分析确定了造成质量技术不达标的主要原因后,有针对性的制定具体可执行的应对措施并确定要达到的目标,即:项目质量技术合格,项目完工要验收一次通过。然后确定具体实施细节:这些对应措施是在管理过程的哪个关键点、哪个环节或工序、由哪个部门负责,在哪个时间点、应该由谁引导、具体用什么办法完成,由谁督促,由谁负责执行,最后由谁检查执行结果等,整个实施计划流程都应严格明确。

具体到本次问题,我们的质量技术部门、生产管理部门和项目施工人员此时要制定出如下措施:由生产部门和质量技术部门组织,在特定时间专门针对一线施工人员在专门地点进行质量技术和生产管理培训,秉承培训人员先说,先操作,被培训人员后说,后操作的培训原则,由培训人员检查操作结果,落实培训质量。培训结束后,由指定的项目施工人员负责执行指定项目,最后由质量技术部门负责检查执行结果。

第五步:上一个环节制定好实施计划,施工环节的项目操作人员开始严格按照具体实施计划执行。

在本环节,公司各部门按照明确的实施计划组织培训、督促和引导,按新方法操作,各司其职。

在此过程中需要所有人员具有一个积极的态度,必须100%的执行实施计划。因为是改进,就意味着抛弃旧习惯,使用新方法,这就需要我们一定要先改变心态,这样我们的改进才能走到真正改善的那一步。

第六步:施工环节的项目操作人员完成了实施计划以后,这时需要检查执行结果的负责人员会同施工人员一起,检查实施计划的执行效果。通过项目施工人员自检、互检以及检查执行结果负责人专职检查等方式,检查执行的有效性和完整性。

第七步:检查结束后,各实施计划制定人员和具体操作人员一起交流分析执行效果。如果执行效果达到了预期目标,就对前期的策划和实施加以肯定,总结形成文件,并将实施过程制定成标准,作为后续推广的模版。

第八步:通过检查,如果执行效果达不到目标,或者效果严重不符合要求,那我们需要重新分析原因,改变实施计划再做一个循环。

第七步和第八步都是处理阶段,处理阶段是PDCA管理循环的关键,因为该阶段是解决存在的问题、总结经验和吸取教训的阶段。该阶段的重点又在于修订标准,包括修订技术标准和管理制度。没有标准化和制度化,就不可能使PDCA循环转动向前。

这八步走下来我们就会发现PDCA管理循环是在一个不断解决问题的过程中,逐步提升企业管理水平的科学方法。

企业内部审计工作,发现企业管理经营存在的问题并提出建议是职责,解决问题、帮助企业更好的规避风险、完善制度则是工作目标。PDCA循环是一个解决问题,完善制度的科学方法,内部审计和PDCA循环互相衔接,就会形成一个更加连贯的运行机制:发现存在的问题,有科学的解决办法,通过认真执行、严格检查和比对,把审计发现的问题都全面解决、整改落实。这样就达到了内部审计的工作目标,也使的企业发展的步伐更加坚实和有力。

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